Legalidade para os documentos

Este mesmo mes o Consello da Xunta aprobaba e remitía ao Parlamento o Proxecto da Lei de Arquivos e Documentos de Galicia. O texto, que regulará por vez primeira estas entidades no noso país, pretende revolucionar o traballo dos arquiveiros e mellorar a transparencia da administración. A norma, que se presenta como pioneiro, recolle arelas de anos do sector.

Malia a se reivindicar como a primeira Lei de Arquivos con que conta Galicia, o texto que acaba de recibir o Parlamento non é o primeiro deste tipo que se leva a trámite. En 2008, a coincidir co goberno bipartito na Xunta, a cámara recibiu tamén un proxecto de Lei de Arquivos que coincidía, a groso modo, cos obxectivos e mesmo con propostas concretas do proxecto actual. No entanto, as eleccións e a subseguinte mudanza de goberno conxelaron a tramitación daquela lei, ata que agora, seis anos despois, o goberno do PP presenta a súa propia proposta. Segundo recoñece Olimpia López, presidenta de ANABAD Galicia (Asociación de Arquiveiros, Bibliotecarios, Museólogos e Documentalistas), "ao final a regulación de arquivos é unha cuestión bastante técnica, entón penso que non dá para moitas diferenzas".

Importancia
O colectivo, que participou na elaboración das dúas leis, apunta a importancia que unha norma deste tipo ten para o país malia ao atraso na tramitación. "É unha demanda que temos desde hai moito tempo. Aquí é a primeira en trinta anos mentres outras comunidades neste tempo xa tiveron tres diferentes", lembra a presidenta. "É necesaria ter unha norma do máximo rango sobre esta cuestión, ata o de agora os arquivos só estaban recollidos na Lei do Patrimonio Cultural". Segundo destacan desde a Consellaría de Cultura, "un dos aspectos máis relevantes que incorpora o anteproxecto de lei é a atención á xestión documental". Nese sentido "a nova norma lexislará por vez primeira o papel dos arquivos no medio electrónico, para o que abordará os novos retos derivados do desenvolvemento da administración electrónica e da dixitalización de documentos".

Coordinación
Así, o novo texto recolle vellas aspiracións do sector, como é a creación dun Consello de Arquivos que coordinará o Sistema de Arquivos de Galicia, que tamén se define agora por vez primeira. Este novo sistema buscará coordinar os diferentes arquivos públicos que existen no país, así como aqueles privados que se queiran incorporar ao mesmo. "Este anteproxecto é regula a organización, o funcionamento e a finalidade dos arquivos, e define os dereitos e obrigas relativos aos arquivos públicos que deben contar con persoal e os recursos materiais necesarios para garantir o servizo aos usuarios, así como integrarse tamén no Sistema de Arquivos de Galicia. O Arquivo de Galicia, cabeceira deste sistema, ditará as directrices técnicas e a coordinación do resto dos arquivos territoriais e de transferencia estatal". Do mesmo xeito, procederase, ao amparo do texto, a crear un censo dos arquivos que existen no país, unha ferramenta aínda inexistente.

Transparencia e dereitos
A perspectiva do actual proxecto de Lei fai fincapé na importancia dos arquivos no traballo das administracións e na función fundamental que teñen como garantes do acceso da cidadanía á información das entidades públicas. "Para que exista transparencia cómpre que sexa posible acceder aos documentos", apunta Olimpia. Nese sentido "os arquivos son garantes da eficacia e da transparencia da administración. Moitas veces vense desde unha perspectiva cultural, pero teñen unha función administrativa fundamental como garantes de dereitos e de obrigas os cidadáns e da administración". Desde Cultura pola súa banda advirten que "no que atinxe ao dereito de acceso aos documentos e á información administrativa, a norma establecerá os principios que deben rexer este dereito, para lles facilitar ás institucións e ás persoas cantos datos necesiten e o acceso ao seu soporte documental". En concreto, sinalan que "a nova lei favorecerá a transparencia e mellorará o acceso nun dobre sentido. En primeiro lugar, porque ao organizar un sistema de arquivos facilítase que os documentos se controlen e se localicen sempre que se precisen por parte da Administración e da cidadanía. En segundo lugar, e en relación co acceso, o anteproxecto establece, como novidade, un prazo concreto para a libre consulta que con carácter xeral se fixa en trinta anos, desde a produción do documento, o que lle outorga seguridade xurídica ao cidadán".

Arquiveiros activos
Na mesma liña, unha mudanza importante que incorpora esta lei trata sobre a función dos arquiveiros no seo das administracións. "Pasamos de ser receptores do patrimonio documental a ter un papel activo e máis dinámico na súa xestión. Desde o momento no que se xera un documento xa se define cal vai ser o seu futuro a nivel arquivístico, se cómpre a súa conservación permanente ou se eliminará. Isto facilitará moito a xestión documental e evitará, como ten acontecido, que se conserven de xeito inadecuado e se deterioren documentos de importancia". Deste xeito, un novo Consello de Avaliación Documental determinará qué documentos da administración se deben conservar. Segundo sinalan desde a Consellaría, o órgano "ditaminará sobre a obriga de conservar os documentos que teñan valor histórico ou informativo e sobre a eliminación daqueles documentos que, cumprida a súa finalidade, poidan ser destruídos".

Diferenzas
Como principais diferenzas entre a actual proposta de norma e a de 2008, desde ANABAD apuntan fundamentalmente "mudanzas no xeito no que se estrutura a Lei". Canda a isto, o texto actual non recolle dous apartados que no seu día xeraron certa polémica. A proposta de 2008 recollía no seu articulado o mandato de que a Xunta debía tentar recuperar para Galicia calquera documento de interese que estivese custodiado noutros lugares. No caso de non poder adquirir o documento físico, aceptábase a posibilidade e obter copias dixitais que se integrasen no sistema galego de arquivos. Isto desaparece no texto que ten agora o Parlamento. Do mesmo xeito, obviase a mención especial que a anterior lei facía sobre os arquivos de titularidade eclesiástica. Naquel texto reclamabáselle á Igrexa que garantise o acceso aos mesmos, mentres a proposta actual intégraos co tratamento dos demais arquivos privados, que poden adherirse de xeito voluntario ao Sistema de Arquivos de Galicia. Segundo recoñece a presidenta de ANABAD "nos arquivos como en calquera outra cousa, hai políticas e os intereses non son os mesmos. Poida que decidisen non incluír as referencias a documentos custodiados fóra porque non o considerarán necesario polas posibilidades da dixitalización. En todo caso, si pode ser que o xeito de concibir os arquivos neste caso non estea vinculado a unha idea tan identitaria como o anterior texto".

Prazos e orzamentos
A proposta de texto normativo establece prazos para elaborar un censo de arquivos e mais para desenvolver algunhas das medidas que contempla. Así a regulamentación do Consello de Arquivos e do Consello de Avaliación Documental ten seis meses logo da aprobación da Lei para se pór a andar, o plan quinquenal que avaliará as necesidade de persoal e de infraestruturas do sector terá que estar listo nun ano e os arquivos terán tres anos para axeitar as súas normativas á nova lexislación. No entanto, desde ANABAD salientan a necesidade de contar con orzamento para que as propostas da lei se cheguen a facer efectivas. "Non sabemos que o proxecto implica tamén unha memoria económica. A Lei está ben pero precisa de infraestruturas e de medios. Os arquivos temos problemas de hai moitos anos. Nos da Xunta practicamente non se dispón de espazo". O futuro dos arquivos, está claro, xógase en cuestións alén das Lei que os regulará.